فایل شیرینگ سازمانی : سیستم اشتراک گذاری فایل مناسب می تواند در افزایش کارایی و بهره وری سازمان تاثیر شگرفی برجای بگذارد. ما در این مقاله قصد داریم درباره اهمیت و نکات کلیدی راه اندازی سیستم فایل شیرینگ سازمانی اطلاعاتی را ارائه دهیم.
اهمیت فایل شیرینگ در سازمان های مدرن
به طور کلی در شکل گیری نتیجه نهایی و دستیابی به اهداف سازمانی، کار تیمی نقش بسزایی ایفا می کند. در عرصه تجارت بخشهای مختلفی وجود دارد که نیازمند همکاری است. با این حال یکی از متداول ترین بخشهای آن به اشتراک گذاری فایل یا فایل شیرینگ سازمانی از طریق ایمیل، سرورهای سازمانی، سیستمهای ابری و … اختصاص دارد.
تحت تاثیر پیشرفت های مدرن فناوری، فرآیند اشتراک گذاری فایل، برقراری ارتباط و فایل شیرینگ سازمانی در داخل و خارج از سازمان تسریع یافته است. کارکنان کسب و کار قادر هستند با چند کلیک ساده فایلها را با یکدیگر به اشتراک بگذرانند.
در واقع پیشرفت های فناوری در نرم افزار های تجاری و ابزار های مجهز به نرم افزار ابری، مبدل های پی دی اف و مجازی سازی دسکتاپ، سبب ایجاد انقلاب در نحوه برقراری ارتباط افراد در محل کار شده است.
آسان سازی فرآیند مدیریت پروژه
یکی از مزایای بالقوه اشتراک گذاری فایل در سازمانهای مدرن آن است که مدیریت پروژه و نظارت بر پیشرفت کارکنان را برای کارکنان در موقعیت مدیریتی، آسان می سازد.
فایل شیرینگ آنلاین دربردارندهی کلیه اسناد، فایلها و داده های مرتبط به کسب و کار در یک مکان است و به مدیران امکان بررسی پیشرفت کارمندان را ارائه می دهد. انجام این کار بدان معنا است که مدیران قادر هستند سطح رفاه کارکنان را تحت نظر داشته باشند و از مدیریت مناسب حجم کاری خود اطمینان حاصل نمایند.
اکثر پلفترم های اشتراک گذاری فایل دارای روش های برقراری ارتباط هستند که در صورت بروز مشکل امکان رسیدگی با کارمند آسیب دیده را مهیا می نمایند. به عبارتی دیگر مدیران می توانند با بهره گیری از این سیستم زمان خود را به کارکنانی که بیش از دیگران نیازمند کمک هستند، اخصاص دهند و به طور فعال سطح پیشرفت کارکنان را پیگیری نمایند.
اشتراک گذاری سریع و آسان فایلها
یکی دیگر از مزایای راه اندازی فایل شیرینگ در سازمان، قابلیت ارسال و دریافت فایلها از نقاط مکانی مختلف و در زمان های متفاوت است. این بدان معنا است که کاربران می توانند در موقعیت های مکانی گوناگون، صرف نظر از اینکه اعضای تیم در کدام شهر مستقر هستند، فایلهای حاوی اسناد و مدارک را به اشتراک بگذارند. بدین ترتیب امکان برقراری ارتباط در زمان واقعی مهیا می شود و با تداوم همکاری سطح بهره وری کسب و کار افزایش چشمگیری پیدا می کند.
شایان ذکر است که فایلهای ارسالی می توانند به صورت فوری قابل دسترسی باشند و از اتلاف زمان در انتظار پاسخ و موانع مختلف جلوگیری به عمل آید. در طی این روند زمینه برای مدیریت مؤثر حجم کاری فراهم می گردد.
ارتقا امنیت کسب و کار
مشکلات امنیتی یکی از بزرگ ترین چالش هایی هستند که کسب و کارها در طول فعالیت روزانه با آن رو به رو می شوند. با این وجود، اکثر سازمانهای مدرن از این امر که اشتراک گذاری فایل آنلاین تا چه میزان می تواند در کاهش مسائل امنیتی و جلوگیری از بروز مشکلات در آینده مؤثر باشد، شگفت زده می گردند.
در اشتراک گذاری فایلها به صورت آنلاین کلیه اقدامات شیرینگ بر روی یک پلتفرم مبتنی بر وب شکل می گیرد و تنها به کاربران محدودی اجازه دسترسی به آن داده می شود.
علاوه بر این، از آنجایی که کلیه اطلاعات حساس کسب و کار در یک مکان امن ذخیره می گردد، ضمن صرفه جویی در وقت کارکنان برای سازماندهی و پیدا کردن اسناد، احتمال خطر نقض حریم خصوصی کاهش چشمگیری پیدا می کند.
طیف گستردهای از پلفترمهای اشتراک گذاری فایل در بازار وجود دارد. یکی از برترین نرم افزارهای فایل شیرینگ در شبکه به سامانه انتقال امن اطلاعات سامان اختصاص دارد.
برخی از پلتفرم های فایل شیرینگ سازمانی تحت تاثیر نوع سامانه به اقدامات امنیتی اضافی مجهز هستند. از سری اقدامات امنیتی مضاعف می توان به رمزگذاری، اسکن فایلها برای باج افزار، محدود کردن دسترسی به برخی فایلها، بازیابی فایلهای حذف شده، پاک کردن اطلاعات شرکت از دستگاه های مفقودی و امکان ادغام پلتفرم با ارائه دهندگان آنتی ویروس اشاره کرد.
کاهش هزینه های کسب و کار
یکی از مزیتهای برجسته ای که اشتراک گذاری فایل برای سازمانهای مدرن به ارمغان آورده است، آن است که به کسب و کارها در کاهش هزینه های اداری کمک شایانی کرده است. تحت تاثیر شکل گیری پرونده الکترونیکی، سرورهای ابری و پلتفرمهایی که در زمینه اشتراک فایل تخصص دارند، نیاز سازمانها به سرمایه گذاری در راه حلهای ذخیره سازی جایگزین اعم از هارد دیسک، سرورهای داخلی و … را از بین برده است.
با وجود اینکه گزینه های بسیار زیادی برای کسب و کارها در خصوص فایل شیرینگ سازمانی در بازار وجود دارد، بدون در نظر گرفتن اینکه در کدام بخش تخصص دارید می توانید یک پلفترم اشتراک فایل را پیدا کنید که با نیاز های کسب و کار شما سازگاری داشته باشد.
همچنین بخوانید : بستن usb در شبکه
نکات حائز اهمیت برای راه اندازی یک فایل شیرینگ سازمانی
دنیای اینترنت خلق کننده فرصتهای چشمگیر برای بسیاری از شرکت ها در کلیه صنایع به شمار می رود. این فضا تعامل مشتریان را بهبود می بخشد و امکان اشتراک گذاری آسان داده ها را مهیا می کند.
گرچه به نظر می رسد قابلیت فایل شیرینگ در سرور آسان است، اما ممکن است مشکلات متعددی در مسیر راه اندازی آن شکل بگیرد.
اغلب اطلاعات به عنوان بخشی از فرآیند های تجاری منتقل می گردند، لذا سازمان ملزم است یک ساختار سازمان یافته و امن را حفظ نماید. در صورتی که قصد دارید از ادغام اشتراک گذاری فایل به صورت یکپارچه اطمینان حاصل کنید و به طور همزمان فایل های خود را در حالت ایمن نگه دارید، به نکات ذیل برای ایجاد یک سیستم اشتراک گذاری فایل موفق توجه کنید.
نکته اول؛ انتخاب یک روش اشتراک گذاری فایل ایمن
روش های مختلفی در خصوص اشتراک گذاری فایلها در سازمان وجود دارد. محبوب ترین گزینه های فایل شیرینگ سازمانی شامل FTP، P2P، ایمیل و … می شود.
پروتکل انتقال فایل (FTP)
یکی از راه های اولیه برای اشتراک گذاری فایلها، پروتکل انتقال فایل یا FTP است. این یک روش قابل اعتماد است که نیازمند پنجره خط فرمان می باشد.
اشتراک فایل (P2P)
حروف اختصاری P2P بیانگر اصطلاح Peer-to-Peer است. افراد در این روش از اشتراک گذاری فایلها به یک شبکه متصل می شوند و به صراحت به فایل های مشترک یکدیگر دسترسی پیدا می کنند.
ایمیل
روش اشتراک گذاری فایلها از طریق ایمیل شامل پیوست کردن اسناد می شود. با این حال اکثر ارائه دهندگان اندازه پیوست را محدود می سازند. در این روش زمانی که امکان دسترسی به اینترنت وجود ندارد، حافظه خارجی اعم از درایو های USB و هارد دیسک خارجی امکان اشتراک گذاری فایلها را مهیا می کنند. توجه داشته باشید که تحت تاثیر نیاز های منحصر به فرد هر شرکت، ممکن است انتخاب روش اشتراک گذاری فایل متغیر باشد.
نکته دوم؛ ایجاد یک ساختار پوشه منطقی
ضرورت دارد در راستای راه اندازی نرم افزار فایل شیرینگ در شبکه، ماهیت کسب و کار خود را در مورد سیستم پرونده سازی مد نظر قرار دهید. در صورتی که برای ایجاد و اشتراک گذاری پوشه و فایلها در سازمان از یک ساختار پیروی نکنید، احتمال خارج شدن فایل وجود دارد. بهتر است بدانید که وجود ناهماهنگی در نام فایل و ساختار پوشه می تواند فرایند بهره وری را تحت تاثیر منفی قرار دهد.
از آنجایی که به خاطر سپردن نام های پیچیده فایل یا پوشه برای فایل شیرینگ سازمانی دشوار خواهد بود، سعی کنید ساختار پوشه را در حالت ساده تنظیم کنید. علاوه بر این، نسبت به جزئیات مناسب سیستم اطمینان حاصل کنید تا کلیه داده ها به طور مرتب نگه داری شوند.
در فایل شیرینگ سازمانی بهتر است به منظور پیدا کردن آسان فایل های مورد نیاز، پوشه ها را بر اساس نوع عملکرد و محتوا نام گذاری نمایید.
نکته سوم، بررسی و سازماندهی داده های موجود
زمانی که پروسه راهاندازی یک سیستم فایل شیرینگ سازمانی کارآمد به پایان رسید، ضرورت دارد فایل های موجود را به صورت مجدد مورد بررسی قرار دهید و آن ها را سازماندهی کنید.
با سازماندهی داده های موجود در سیستم فایل شیرینگ سازمانی، امکان دسترسی آسان و سریع به فایلهای جدید و قدیم مهیا می گردد.
نکته چهارم؛ تنظیم دسترسی به داده ها
با راه اندازی فایل شیرینگ سازمانی دسترسی به داده ها محدود می گردد و کلیه افراد در سازمان نمی توانند به داده ها دسترسی داشته باشند. بهترین راه برای ایمن سازی فایلها و جلوگیری از اشتباهات، ایجاد یک سیستم است که تعیین کند کدام یک از کاربران به چه اسنادی دسترسی داشته باشند.
یک ایده خوب آن است که افرادی را که می توانند اسناد را ویرایش نمایند، تعیین کنید. علاوه بر این، تنظیم مجوز ها یک راهبرد عالی در خصوص محدود سازی دسترسی به داده هایی است که به صورت دیجیتالی منتقل می گردد. این استراتژی یک راه مطمئن برای کنترل کامل دسترسی به داده های حیاتی به شمار می رود.
فایل شیرینگ سازمانی در سامانه انتقال امن اطلاعات سامان
ما با هدف اشتراک گذاری فایل ابری در شبکه و اختصاص یک سرویس میزبانی، سرویس فایل شیرینگ سازمانی را در سامانه سامان طراحی کرده ایم. در واقع سامانه انتقال امن اطلاعات سامان شامل یک فایل شیرینگ قوی با کلیه امکانات است و دارای قابلیت انتقال ایمن اطلاعات از داخل به بیرون از سازمان و بالعکس می باشد.
سامانه سامان یک فضای مبتنی بر ابر است که با استفاده از تجارب برترین متخصصان و برنامه نویسان ایرانی طراحی شده است. با راه اندازی سرویس فایل شیرینگ سازمانی این سامانه می توانید اطلاعات و داده های حیاتی را با ضریب اطمینان بالا نگهداری نمایید و به صراحت آن ها را با همکاران خود به اشتراک بگذارید.
منابع :
https://www.pmtoday.co.uk/the-importance-of-file-sharing-in-modern-organisations/
https://steelkiwi.com/blog/tips-creating-file-sharing-system-within-organization/
